Zasady przetwarzania danych osobowych i system ochrony danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem RODO

opracowane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych w rozumieniu art. 13 i 14 rozporządzenia (zwanego dalej „RODO“) oraz ustawą nr 18/2018 Z. z. o ochronie danych osobowych (zwaną dalej „Ustawa o ochronie danych osobowych“)

Operator:

Nazwa firmy: Monkeymedia s.r.o.

Adres siedziby: Sliačska 1212/1, 831 02 Bratysława – dzielnica Nové Mesto

Numer identyfikacyjny: 53130251
Numer identyfikacji podatkowej: 2121278236
Numer identyfikacyjny VAT: SK2121278236

Nr tel.: +421 910 954 999

E-mail: nextlevel@monkeymedia.sk

(zwane dalej „Operator“)

Operator (Administrator) nie ma obowiązku wyznaczenia osoby odpowiedzialnej.

Podstawowe pojęcia

Dane osobowe są to dane dotyczące zidentyfikowanej osoby fizycznej lub osoby fizycznej możliwej do zidentyfikowania, którą można zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie powszechnie stosowanego identyfikatora, innego identyfikatora, takiego jak imię, nazwisko, numer identyfikacyjny, dane lokalizacyjne lub identyfikator internetowy, albo na podstawie jednej lub kilku cech określających tożsamość fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tej osoby.

Przetwarzanie danych osobowych oznacza operację przetwarzania lub zbiór operacji przetwarzania danych osobowych lub zbiorów danych osobowych, w szczególności gromadzenie, rejestrowanie, porządkowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, zmiana, wyszukiwanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie poprzez przekazywanie, rozpowszechnianie lub w inny sposób, przekształcanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie, niezależnie od tego, czy odbywa się to za pomocą środków zautomatyzowanych, czy niezautomatyzowanych.

Osoba, której dane dotyczą, to każda osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane.

Administratorem jest każdy, kto samodzielnie lub wspólnie z innymi określa cele i środki przetwarzania danych osobowych oraz przetwarza dane osobowe we własnym imieniu.

Podmiotem przetwarzającym jest każdy podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Odbiorca to każda osoba, której przekazano dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.

Osobą odpowiedzialną jest osoba wyznaczona przez administratora lub podmiot przetwarzający, która wykonuje zadania zgodnie z niniejszą ustawą.

Profilowanie oznacza każdą formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającą na wykorzystaniu tych danych osobowych do oceny określonych aspektów osobistych dotyczących osoby fizycznej, w szczególności analizy lub przewidywania cech danej osoby fizycznej związanych z wydajnością w pracy, sytuacją majątkową, stanem zdrowia, osobistymi preferencjami, zainteresowaniami, rzetelnością, zachowaniem, lokalizacją lub przemieszczaniem się.

Pseudonimizacja oznacza przetwarzanie danych osobowych w taki sposób, że nie jest już możliwe przyporządkowanie danych osobowych do konkretnej osoby, której dane dotyczą, bez wykorzystania dodatkowych informacji, o ile takie dodatkowe informacje są przechowywane oddzielnie i objęte są środkami technicznymi i organizacyjnymi mającymi na celu zapewnienie, że dane osobowe nie zostaną przypisane do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

System informacyjny oznacza każdy uporządkowany zbiór danych osobowych, do którego dostęp jest możliwy na podstawie określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy jest to system scentralizowany, zdecentralizowany czy rozproszony na zasadzie funkcjonalnej lub geograficznej.

Strona trzecia to osoba fizyczna lub prawna, organ władzy publicznej, agencja lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający oraz osoby, które na podstawie bezpośredniego upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego są upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

Źródła i kategorie danych osobowych

Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe, w zależności od charakteru Państwa relacji z naszą agencją, z następujących źródeł:

Bezpośrednio od osoby, której to dotyczy: dane podane podczas wypełniania formularza kontaktowego na stronie internetowej, wysyłania wiadomości e-mail lub podczas telefonicznego zapytania o nasze usługi, dane niezbędne do przygotowania umowy, oferty cenowej i wystawienia faktury (dane identyfikacyjne i płatnicze), dane przekazane przez osoby ubiegające się o pracę w CV i listach motywacyjnych oraz podczas zapisywania się do newslettera.

Śledzenie zachowań użytkowników na naszej stronie internetowej: Podczas odwiedzania naszej strony internetowej gromadzimy dane w sposób zautomatyzowany za pomocą narzędzi technicznych: Dane analityczne i techniczne: adres IP, typ przeglądarki, czas trwania wizyty oraz historia przeglądania strony monkeymedia.sk, informacje o tym, czy otworzyli Państwo nasz newsletter lub kliknęli link w nim zawarty (w celu poprawy jakości treści), dane dotyczące Państwa preferencji pozyskane za pomocą plików cookie (więcej w naszej Polityce plików cookie).

Od stron trzecich: Weryfikacja danych w Rejestrze Handlowym Republiki Słowackiej, Rejestrze Działalności Gospodarczej Republiki Słowackiej lub w systemie Finstat na potrzeby fakturowania i zapewnienia pewności prawnej; informacje z Państwa publicznych profili (np. LinkedIn), jeśli komunikują się Państwo z nami za pośrednictwem tych platform lub profile te stanowią część Państwa portfolio zawodowego. W ramach zarządzania systemami klienckimi uzyskujemy dostęp do danych od naszych klientów, którzy powierzyli nam zarządzanie swoimi stronami internetowymi i bazami danych, a także do danych uzyskanych w ramach wypełniania obowiązków ustawowych (np. współpraca z urzędem skarbowym lub innymi organami kontrolnymi).

Podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych

Wykonanie umowy i stosunki przedumowne (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO)

Cel: Obsługa Państwa zapytania dotyczącego usług marketingowych, sporządzenie oferty cenowej, przygotowanie dokumentacji umownej oraz sama realizacja zamówionych usług (np. tworzenie stron internetowych, zarządzanie kampaniami, prace graficzne), komunikacja w ramach zarządzania projektami w systemie, dostarczanie wyników w formie cyfrowej oraz rozpatrywanie ewentualnych reklamacji.

Wypełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO)

Cel: Przechowywanie danych w dokumentacji księgowej, przetwarzanie faktur oraz wypełnianie obowiązków wobec organów państwowych (np. urzędu skarbowego, inspektoratu pracy), Przetwarzanie danych dotyczących klientów (zwłaszcza osób prowadzących działalność gospodarczą) oraz pracowników w zakresie wymaganym przez ustawę o rachunkowości, ustawę o podatku dochodowym itp.

Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO)

Cel: Marketing bezpośredni skierowany do obecnych klientów oraz ochrona interesów majątkowych firmy. Wysyłanie informacji o podobnych usługach i nowościach (biuletyn dla klientów), rejestrowanie historii komunikacji w systemie CRM w celu zapewnienia ciągłości obsługi oraz zabezpieczenie sieci i danych (tworzenie kopii zapasowych na zewnętrznych dyskach SSD).

Sieci społecznościowe (Interakcja): Zarządzanie profilami w sieciach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok), komunikacja z Państwem za pośrednictwem wiadomości i komentarzy oraz budowanie społeczności zwolenników marki.

Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)

Cel: Komunikacja marketingowa skierowana do potencjalnych klientów, przechowywanie CV w bazie talentów oraz wykorzystywanie opcjonalnych analitycznych i marketingowych plików cookie, jeśli zapisują się Państwo do newslettera, nie będąc naszym klientem, lub wyrażają zgodę na przechowywanie CV po zakończeniu rekrutacji. Zgoda jest dobrowolna i mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać, na przykład klikając link rezygnacji w wiadomości e-mail.

Media społecznościowe (Marketing i Pixel): Wykorzystanie narzędzi analitycznych i reklamowych w mediach społecznościowych (np. Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, TikTok Pixel) w celu kierowania odpowiednich reklam i pomiaru skuteczności kampanii. Zgodę wyrażają Państwo za pośrednictwem paska plików cookie na naszej stronie internetowej.

Okres przechowywania

Państwa dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, w jakim zostały zebrane, lub przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawne. Po upływie tych terminów dane zostaną przez nas bezpiecznie usunięte.

Dane związane z realizacją umowy (klienci, dostawcy) przechowujemy przez cały okres trwania stosunku umownego.

Dokumenty księgowe i faktury przechowujemy przez okres 10 lat w kolejnych latach po roku, którego dotyczą (zgodnie z ustawą nr 431/2002 Z. z. o rachunkowości).

Dane dotyczące potencjalnych klientów (leads), którzy nie zawarli umowy, przechowujemy przez okres 2 lata od ostatniej korespondencji w celu ewentualnego nawiązania współpracy.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy przez okres od 3 do 5 lat lub do czasu wycofania zgody albo rezygnacji z subskrypcji.

W przypadku uzasadnionego interesu (obecni klienci) przechowujemy dane przez cały okres trwania relacji biznesowej oraz przez 2 lata po jej zakończeniu.

W trakcie trwania postępowania kwalifikacyjnego, a następnie 6 miesięcy po jego zakończeniu (w celu zabezpieczenia roszczeń prawnych).

Jeśli wyrazili Państwo zgodę na umieszczenie w bazie danych (talent pool), przechowujemy te dane przez okres 3 lata lub do momentu cofnięcia zgody.

Dane, do których mamy dostęp jako pośrednik, przechowujemy wyłącznie przez okres obowiązywania umowy serwisowej. Po jej wygaśnięciu cofamy uprawnienia dostępu i usuwamy ewentualne lokalne kopie zapasowe.

Po upływie wyżej wymienionych terminów lub w przypadku cofnięcia zgody dokonamy likwidacji danych osobowych zgodnie z ustawą nr 395/2002 Z. z. o archiwach i rejestrach:

Dane cyfrowe: Zostaną one nieodwracalnie usunięte z pamięci w chmurze, systemu CRM oraz nośników lokalnych.

Dokumenty w formie papierowej: Zostaną zniszczone poprzez rozdrobnienie zgodnie z poziomem tajności P-4.

Odbiorcy danych osobowych

Dostawcy usług w chmurze i pakietów biurowych: Podmioty zapewniające komunikację e-mailową, kalendarze, wspólne przestrzenie dyskowe oraz narzędzia do tworzenia dokumentacji.

Dostawcy systemów CRM i systemów do zarządzania projektami: Podmioty dostarczające rozwiązania programowe do zarządzania relacjami biznesowymi, rejestrowania zapytań oraz zarządzania zadaniami w ramach projektów realizowanych dla klientów.

Dostawcy usług księgowych i fakturowych: Podmioty zajmujące się prowadzeniem księgowości, fakturowaniem oraz wypełnianiem ustawowych obowiązków podatkowych.

Dostawcy wsparcia informatycznego i pomocy technicznej hostingu: Podmioty zapewniające obsługę serwerów, stron internetowych oraz konserwację sprzętu agencji.

Operatorzy serwisów społecznościowych i platform marketingowych: Podmioty, które udostępniają narzędzia do komunikacji, budowania społeczności, analizy ruchu na stronie oraz kierowania odpowiednich reklam w sieciach społecznościowych. Platformy te mogą gromadzić dane za pomocą plików cookie, pikseli i innych technologii śledzących umieszczonych na naszej stronie internetowej lub bezpośrednio podczas interakcji użytkownika z naszymi profilami.

Organy władzy publicznej: Podmioty, którym jesteśmy zobowiązani udostępnić dane na podstawie szczególnych przepisów prawnych (np. urzędy skarbowe, inspektoraty, sądy).

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Administrator informuje osoby, których dane dotyczą, że w związku z korzystaniem z usług w chmurze (Google Workspace) oraz narzędzi analitycznych ma miejsce transgraniczny przekaz danych osobowych do państw trzecich (USA). Przekaz ten jest prawnie zabezpieczony zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności na podstawie ram ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), która gwarantuje, że dostawcy w USA przestrzegają standardów ochrony danych porównywalnych z RODO. W przypadku korzystania z narzędzi mediów społecznościowych, których spółki macierzyste mają siedzibę w USA, ochrona jest zapewniona poprzez certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Warunki ochrony danych osobowych

Operator oświadcza, że podjął odpowiednie środki kadrowe, techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych.

Operator podjął środki techniczne w celu zabezpieczenia nośników danych oraz nośników zawierających dane osobowe w formie papierowej.

Administrator oświadcza, że dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby przez niego upoważnione.

Państwa prawa:

Zgodnie z warunkami określonymi w RODO przysługują Państwu:

Prawo dostępu do swoich danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO

Prawo do sprostowania danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO

Prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO

Prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO

Prawo do przeniesienia danych osobowych zgodnie z art. 20 RODO

Prawo do wniesienia sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO

Prawo do wycofania zgody zgodnie z art. 7 RODO (drogą elektroniczną lub pocztową)

Prawo do złożenia skargi do urzędu ds. ochrony danych osobowych w przypadku, gdy uważają Państwo, że doszło do naruszenia Państwa praw w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z art. 77 RODO

Jak można skorzystać ze swoich praw?

Prawo dostępu do danych

Mają Państwo prawo wiedzieć, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. Jeśli tak, mogą Państwo zwrócić się do nas z prośbą o dostęp do tych danych. Na podstawie Państwa wniosku wydamy potwierdzenie zawierające informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych.

Prawo do sprostowania

Mają Państwo prawo do tego, aby Państwa dane osobowe, które przetwarzamy, były prawidłowe, kompletne i aktualne. Jeśli Państwa dane osobowe są nieprawidłowe lub nieaktualne, mogą Państwo zwrócić się do nas z prośbą o ich poprawienie lub uzupełnienie.

Prawo do usunięcia danych (prawo „do bycia zapomnianym“)

W pewnych okolicznościach przysługuje Państwu prawo do usunięcia przez nas Państwa danych osobowych. Mogą Państwo zwrócić się do nas z prośbą o usunięcie Państwa danych w dowolnym momencie. Usuniemy Państwa dane osobowe, jeśli:

- dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetworzone;

- osoba, której dane dotyczą, wycofa zgodę, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody tej osoby,

- osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się przetwarzaniu,

- dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,

- dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wypełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa,

- jeżeli są Państwo dzieckiem lub rodzicem dziecka, które wyraziło zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez internet.

Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

Mogą Państwo zwrócić się do nas z prośbą o ograniczenie przetwarzania Państwa danych osobowych. Jeśli uwzględnimy Państwa wniosek, będziemy jedynie przechowywać Państwa dane osobowe i nie będziemy ich dalej przetwarzać. Ograniczenie przetwarzania Państwa danych nastąpi, jeśli

- poinformują nas Państwo, że Państwa dane osobowe są nieprawidłowe, i to do czasu, aż sprawdzimy ich poprawność,

- przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem, jednak nie wyrażają Państwo zgody na ich usunięcie, a zamiast tego żądają Państwo jedynie ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych,

- Nie potrzebujemy już Państwa danych, ale Państwo potrzebujecie ich do wykazania, dochodzenia lub obrony swoich praw

- wyrażają Państwo sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych do czasu, aż sprawdzimy, czy nasze uzasadnione interesy przeważają nad Państwa powodami.

Prawo do przenoszenia danych

Mają Państwo prawo zażądać udostępnienia swoich danych osobowych w formie elektronicznej, na przykład w pliku XML lub CSV, co ułatwia ich przeniesienie do innej firmy. Mogą Państwo również poprosić nas o bezpośrednie przekazanie danych wybranej firmie. Spełnimy ten wniosek, jeśli przekazali nam Państwo dane bezpośrednio i wyrazili zgodę na ich przetwarzanie.

Prawo do wniesienia sprzeciwu

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych. Jeśli przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących przypadkach:

- ze względu na nasz uzasadniony interes,

- tworzenia profilu klienta,

- mogą Państwo sprzeciwić się przetwarzaniu tych danych, jeśli mają Państwo ku temu osobiste powody.

Prawo do tego, by nie podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w sprawach indywidualnych, w tym profilowaniu

Mają Państwo prawo do tego, aby nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, która wywiera skutki prawne dotyczące Państwa lub w podobny sposób znacząco na Państwa wpływa.

Państwa prawa obejmują:

prawo do interwencji ze strony operatora

prawo do wyrażenia swojego stanowiska

prawo do zaskarżenia takiej decyzji

Wyjątki od tego prawa są możliwe w przypadku, gdy decyzja:

niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy

dozwolone na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego

oparte na wyraźnej zgodzie

Prawo do wycofania zgody

jeżeli administrator przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie zgody/wyraźnej zgody, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę

Prawo do złożenia wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie ochrony danych osobowych

Jeśli uważają Państwo, że doszło do naruszenia Państwa praw w zakresie ochrony danych osobowych, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą pod następującym adresem: ,